Polityka prywatności Głównej Biblioteki Pracy i Zabezpieczenia Społecznego – Główna Biblioteka Pracy i Zabezpieczenia Społecznego

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych w związku z prowadzona działalnością statutową – biblioteczną Głównej Biblioteki Pracy i Zabezpieczenia Społecznego zwaną dalej „GBPiZS” i ma charakter informacyjny.

Kim jesteśmy i jak nas znaleźć?

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Główna Biblioteka Pracy
i Zabezpieczenia Społecznego z siedzibą w Warszawie przy ul. Zabraniecka 8L,
e-mail: www.gbpizs.gov.pl, nr tel: (+48) 509-787-563. W sprawach związanych
z Pani/a danymi proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych – Jan Pryciak, e-mail iod@gbpizs.gov.pl.

Administrator danych dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, że zbierane przez niego dane są przetwarzane zgodnie z prawem; zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami; merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane oraz przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania. W trosce
o bezpieczeństwo powierzonych nam danych opracowaliśmy wewnętrzne procedury
i zalecenia, które mają zapobiec udostępnieniu danych osobom nieupoważnionym. Kontrolujemy ich wykonywanie i stale sprawdzamy ich zgodność z odpowiednimi aktami prawnymi – Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – (dalej zwane RODO), ustawą
o ochronie danych osobowych, a także wszelkiego rodzaju aktami wykonawczymi
i aktami prawa krajowego i wspólnotowego stanowiącymi podstawę prawną prowadzonej przez GBPiZS działalności.

Dlaczego przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Jeśli jesteś czytelnikiem naszej biblioteki, przetwarzanie Twoich danych osobowych opiera się na przesłance legalizacyjnej z art. 6 ust. 1 lit a) RODO, czyli na zgodzie do przetwarzania danych osobowych w celu świadczenia usług bibliotecznych. W przypadku korzystania ze zbiorów Działu dla Niewidomych świadczenie przez operatora pocztowego bezpłatnej usługi pocztowej na dostarczenie wypożyczonych pozycji bibliotecznych wynika z Ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. 2012 poz. 1529) i Ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. 2017 r. poz 880). Nasza działalność biblioteczna wynika z USTAWY z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz.U. 1997 Nr 85 poz. 539).

Jeśli bierzesz udział w innych przedsięwzięciach organizowanych przez bibliotekę (konferencje, jubileusze, wystawy itp.), przetwarzanie Twoich danych osobowych opiera się na przesłance legalizacyjnej Art. 6 ust 1. ppkt. c – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Jeśli jesteś naszym kontrahentem lub współpracownikiem przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu wykonania umowy z Tobą oraz w celach związanych z realizacją obowiązków podatkowych. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest więc art. 6 ust. 1 lit. b. RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy), oraz art. 6. ust. 1 lit. c. RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze).

Jakie są kategorie odbiorców, którym Pani/Pana dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione?

Pani/Pana dane osobowe mogą otrzymać: w związku z przetwarzaniem danych osobowych w celach wskazanych powyżej dane osobowe mogą być udostępniane na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych następującym podmiotom:

podmioty świadczące GBPiZS usługi doradztwa prawnego;
firmy informatyczne serwisujące Systemy teleinformatyczne GBPiZS;
organy nadzoru nad GBPiZS, w tym Minister Rodziny i Polityki Społecznej;
bezpośredni doradcy tych osób (doradcy prawni, doradcy podatkowi, etc.), którym dane te udostępniła GBPiZS na wyraźne życzenie osób, których dane dotyczą;
organy Krajowej Administracji Skarbowej, właściwy terenowo Zakład Ubezpieczeń Społecznych, właściwy terenowo oddział Narodowego Funduszu Zdrowia, organy ochrony prawnej;
inne, nie wymienione powyżej podmioty, na zasadach określonych
w przepisach prawa.

Jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe?

Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych
w pkt 2 celów przetwarzania. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody to do czasu wycofania tej zgody albo 5 lat po ustaniu wszelkiej aktywności bibliotecznej czytelnika. W przypadku kontrahentów i współpracowników dane osobowe będziemy przetwarzać tak długo, jak to jest niezbędne do celów podatkowych, czyli – zgodnie
z obecnie obowiązującymi przepisami polskiego prawa – przez 5 lat podatkowych. Zapewne dobrze wiesz, że pięć lat podatkowych może oznaczać sześć, a niekiedy prawie siedem lat kalendarzowych.

Jak umożliwiamy Ci realizację Twoich praw?

Dokładamy wszelkich starań, abyś był zadowolony ze współpracy z nami. Pamiętaj jednak, że przysługuje Ci wiele uprawnień, które pozwolą Ci wpłynąć na sposób w jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe, a w niektórych wypadkach spowodować zaprzestanie takiego przetwarzania:

Te prawa to:

Prawo dostępu do danych osobowych (uregulowane w art. 15 RODO)

Artykuł 15
Prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą

Osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, jest uprawniona do uzyskania dostępu do nich oraz następujących informacji:
- cele przetwarzania;
- kategorie odnośnych danych osobowych;
- informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w szczególności o odbiorcach w państwach trzecich lub organizacjach międzynarodowych;
- w miarę możliwości planowany okres przechowywania danych osobowych, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu;
- informacje o prawie do żądania od administratora sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych dotyczącego osoby, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania;
- informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego; jeżeli dane osobowe nie zostały zebrane od osoby, której dane dotyczą – wszelkie dostępne informacje o ich źródle; informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu,
- którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4, oraz – przynajmniej w tych przypadkach – istotne informacje o zasadach ich podejmowania, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą.
Jeżeli dane osobowe są przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, osoba, której dane dotyczą, ma prawo zostać poinformowana o odpowiednich zabezpieczeniach, o których mowa w art. 46, związanych z przekazaniem.
Administrator dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Za wszelkie kolejne kopie, o które zwróci się osoba, której dane dotyczą, administrator może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zwraca się o kopię drogą elektroniczną i jeżeli nie zaznaczy inaczej, informacji udziela się powszechnie stosowaną drogą elektroniczną.
Prawo do uzyskania kopii, o której mowa w ust. 3, nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych.

prawo do sprostowania danych (uregulowane w art. 16 RODO)

Artykuł 16
Prawo do sprostowania danych

Prawo do sprostowania danych
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe.
Z uwzględnieniem celów przetwarzania, osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym poprzez przedstawienie dodatkowego oświadczenia.

prawo do usunięcia danych (uregulowane w art. 17 RODO)

Artykuł 17
Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych, a administrator ma obowiązek bez zbędnej zwłoki usunąć dane osobowe, jeżeli zachodzi jedna z następujących okoliczności:
- o dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
- osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a), i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
- osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 2 wobec przetwarzania;
- dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
- dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator;
- dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego, o których mowa w art. 8 ust. 1.
Jeżeli administrator upublicznił dane osobowe, a na mocy ust. 1 ma obowiązek usunąć te dane osobowe, to – biorąc pod uwagę dostępną technologię i koszt realizacji – podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować administratorów przetwarzających te dane osobowe, że osoba, której dane dotyczą, żąda, by administratorzy ci usunęli wszelkie łącza do tych danych, kopie tych danych osobowych lub ich replikacje.
Ust. 1 i 2 nie mają zastosowania, w zakresie w jakim przetwarzanie jest niezbędne:
- do korzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji;
- do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
- z uwagi na względy interesu publicznego w dziedzinie zdrowia publicznego zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. h) oraz i) i art. 9 ust. 3;
- do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych zgodnie z art. 89 ust. 1, o ile prawdopodobne jest, że prawo, o którym mowa w ust. 1, uniemożliwi lub poważnie utrudni realizację celów takiego przetwarzania; lub
- do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Prawo do ograniczenia przetwarzania (uregulowane w art. 18 RODO)

Artykuł 18
Prawo do ograniczenia przetwarzania

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania w następujących przypadkach:
- osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych;
- przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
- administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
- osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą.
Jeżeli na mocy ust. 1 przetwarzanie zostało ograniczone, takie dane osobowe można przetwarzać, z wyjątkiem przechowywania, wyłącznie za zgodą osoby, której dane dotyczą, lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii lub państwa członkowskiego.
Przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania administrator informuje o tym osobę, której dane dotyczą, która żądała ograniczenia na mocy ust. 1.

Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (ureg. w art. 21 RODO)

Artykuł 21
Prawo do sprzeciwu

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e) lub f), w tym profilowania na podstawie tych przepisów. Administratorowi nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba, że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych na potrzeby takiego marketingu, w tym profilowania, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim.
Jeżeli osoba, której dane dotyczą, wniesie sprzeciw wobec przetwarzania do celów marketingu bezpośredniego, danych osobowych nie wolno już przetwarzać do takich celów.
Najpóźniej przy okazji pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą, wyraźnie informuje się ją o prawie, o którym mowa w ust. 1 i 2, oraz przedstawia się je jasno i odrębnie od wszelkich innych informacji.
W związku z korzystaniem z usług społeczeństwa informacyjnego i bez uszczerbku dla dyrektywy 2002/58/WE osoba, której dane dotyczą, może wykonać prawo do sprzeciwu za pośrednictwem zautomatyzowanych środków wykorzystujących specyfikacje techniczne.
Jeżeli dane osobowe są przetwarzane do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych na mocy art. 89 ust. 1, osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych, chyba, że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym

Prawo do przenoszenia danych (uregulowane w art. 20 RODO)

Artykuł 20
Prawo do przenoszenia danych

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe jej dotyczące, które dostarczyła administratorowi, oraz ma prawo przesłać te dane osobowe innemu administratorowi bez przeszkód ze strony administratora, któremu dostarczono te dane osobowe, jeżeli:
- przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody w myśl art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) lub na podstawie umowy w myśl art. 6 ust. 1 lit. b);
  oraz
- przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.
Wykonując prawo do przenoszenia danych na mocy ust. 1, osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania, by dane osobowe zostały przesłane przez administratora bezpośrednio innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.
Wykonanie prawa, o którym mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, pozostaje bez uszczerbku dla art. 17. Prawo to nie ma zastosowania do przetwarzania, które jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi.
Prawo, o którym mowa w ust. 1, nie może niekorzystnie wpływać na prawa
i wolności innych.

Skarga do organu nadzorczego

Zgodnie z art. 77 RODO przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, w szczególności w państwie członkowskim swojego zwykłego pobytu, swojego miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia, jeżeli sądzisz, że przetwarzanie danych osobowych Ciebie dotyczące narusza przepisy RODO.

Czy podanie danych jest konieczne do zawarcia umowy z nami?

Podanie danych ma charakter dobrowolny, jednakże konsekwencją nie podania danych jest brak możliwości korzystania z usług bibliotecznych, bezpłatnych usług operatora pocztowego lub zawarcia umowy.

Skąd mamy Twoje dane osobowe?

Dane osobowe uzyskujemy od osób, które chcą zostać czytelnikami naszej biblioteki a w przypadku kontrahentów od osób chcących współpracować z GBPiZS.

Czy GBPiZS będzie w sposób zautomatyzowany podejmowała wobec Pani / Pana decyzje lub prowadziła automatyczne profilowanie (np.
z wykorzystaniem algorytmów) ?

GBPiZS nie prowadzi zautomatyzowanego podejmowania decyzji oraz automatycznego profilowania danych osobowych. Przetwarzanie Pani / Pana danych będzie odbywało się zarówno w sposób ręczny jak i z wykorzystaniem systemów informatycznych.

Administrator danych stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. W razie wątpliwości, co któregokolwiek z zapisów niniejszej polityki prywatności jesteśmy do dyspozycji – nasze dane znaleźć można w zakładce – KONTAKT.